​Bulletin d’information (ou de liaison)

Un bulletin d’information ou de liaison est un document papier ou électronique qui peut être envoyé à une liste d’abonnés par courriel, par la poste ou remis en main propre et distribué à une clientèle potentielle. Cet outil de communication permet aux organisations de faire connaître ses activités, ses positions sur des dossiers d’actualité, ses services et ses programmes et de présenter des résumés de publications pertinentes pour sa clientèle. Il constitue un moyen efficace pour entretenir un lien privilégié entre l’organisation et son public.

Toutefois, avant de se lancer dans la rédaction d’un bulletin d’information, une organisation doit évaluer si elle possède les ressources nécessaires pour concevoir un tel outil. Produire un bulletin d’information demande du temps, des ressources financières plus ou moins importantes et un rédacteur compétent.

Réussir son bulletin d’information

Les ingrédients d’un bulletin réussi:

• Rédiger des textes et des paragraphes courts (environ 250 mots / texte);
• Synthétiser l’information en un maximum de 2000 à 2500 mots;
• Établir un horaire de publication (mensuellement, trimestriellement, etc.) et la respecter;
• Mettre en évidence la procédure pour s’abonner et pour se désabonner;
• Inclure une table des matières;
• Présenter des photos ou des images de qualité.

Les erreurs à éviter:

• Avoir une procédure d’abonnement et/ou de désabonnement compliquée;
• Abonner des individus sans leur consentement, la Loi (C-28) visant l’élimination des pourriels sur les réseaux Internet et sans fil l’interdit;
• Consacrer plus de 20% de l’espace à de la publicité;
• Utiliser un niveau d’écriture inadapté pour la clientèle ciblée;
• Présenter des textes avec des fautes d’orthographe.

Choisir le format

Un bulletin d’information peut être en papier ou en format électronique (format PDF ou HTML).

Pour choisir le bon format, il faut tenir compte du budget consacré à cet outil de communication, des ressources disponibles pour le produire et du mode de diffusion choisi.

Format PDF

Le format PDF est idéal pour les organisations qui souhaitent se munir d’un outil de communication à peu de frais. Effectivement, peu de ressources sont nécessaires pour produire un bulletin de liaison en format PDF: un bon rédacteur et un logiciel approprié.

Les bulletins en formats PDF peuvent être envoyés par courriel à une liste d’abonnés, rendus disponibles sur le site Internet de l’organisation ou imprimés et distribués à un public ciblé en main propre ou par la poste. Afin de favoriser la fidélisation du lectorat, il est impératif d’indiquer au début ou à la fin du document la procédure à suivre ou la personne à contacter pour s’abonner.

Format HTML

Le format électronique offre de nombreux avantages notamment au niveau de l’ergonomie, des possibilités de diffusion et de l’analyse des données.

Les internautes apprécient généralement les bulletins électroniques en raison de la facilité de navigation qu’ils offrent. Effectivement, contrairement aux bulletins en format PDF qui doivent être consultés en utilisant la roulette de défilement, les bulletins en HTML permettent de sauter d’un article à un autre en un simple clic de souris.

Les bulletins en format électronique peuvent être envoyés par courriel sous la forme d’une infolettre. Le contenu des bulletins électroniques est aussi repéré par les moteurs de recherche comme Google, ce qui permet d’en accroître la visibilité et donne la chance de séduire un nouveau lectorat. Dans la même optique, plusieurs options peuvent être ajoutées à la fin des textes, dont celle de partager les articles par l’intermédiaire des médias sociaux ou de les envoyer à un paire par courriel. Par contre, ce format n’est pas adapté pour une organisation qui souhaite imprimer des copies de leur bulletin de liaison.

Avec Google Analytics, il est aisé pour le gestionnaire du site web, d’obtenir des données utiles pour optimiser les résultats de cet outil de communication qu’est le bulletin électronique. Connaître les articles les plus lus, prendre connaissance du comportement des internautes et savoir d’où provient l’achalandage permet de raffiner le contenu du bulletin pour répondre aux préférences de la clientèle et d’adapter les stratégies de diffusion et de publicité. Par exemple, si un organisme vise à rejoindre les internautes de la Gaspésie, mais que la majorité des visiteurs proviennent du Centre du Québec, il sera aisé pour cette organisation de réviser sa stratégie de publicité.

Un exemple de bulletin électronique réussi

Le bulletin RECYC-INFO de Recyc-Québec est un bel exemple de bulletin d’information en format HTML. Les sujets traités sont pertinents, les textes sont courts et explicatifs, la table des matières est claire et le service d’abonnement et de désabonnement est rapidement accessible. Il y a même une option afin d’évaluer le bulletin en tout temps. Pour consulter le bulletin RECYC-INFO: https://mailchi.mp/2d57c36f23cd/la-mode-grand-pollueur-670242?e=9278ae3c95.