La conférence de presse

Une conférence de presse permet de rencontrer l’ensemble des médias pour annoncer une actualité importante, diffuser une information complexe ou « sensible » ou pour marquer le lancement d’un événement. Elle permet aussi de donner accès aux médias à une personnalité difficilement accessible (CNRS, s.d.).

Avant d’entamer l’organisation d’une conférence de presse, il est essentiel de se demander si la nouvelle à diffuser est assez importante pour solliciter le déplacement des journalistes. Il ne faut pas surestimer l’intérêt de l’information, car il pourrait en résulter la perte de crédibilité de l’organisation auprès des médias (Dagenais, 2008).

Préparer une conférence de presse

Le contenu

La première étape de la mise en oeuvre d’une conférence de presse consiste à déterminer les différents aspects du contenu, c’est-à-dire le ou les messages clés, les thématiques à aborder, les supports visuels à présenter, etc. (CNRS, s.d.).

Par la suite, les différents porte-paroles pourront être choisis et contactés. Les journalistes s’attendent à ce que l’ensemble des allocutions ne dépasse pas trente minutes. Les exposés doivent donc être préparés de manière à être structurés, précis et concis (Idem).

Choix de la date et de l’heure

Le choix de la date et de l’heure influencera le nombre de médias présents à la conférence de presse. Il est recommandé d’éviter les lundis et les vendredis, ainsi que les soirées. Il est également important de s’assurer que la conférence n’ait pas lieu à un moment trop rapproché de l’heure de tombée des médias convoqués afin qu’ils aient le temps de préparer leur reportage ou leur article. Aussi, il faut éviter de présenter une conférence de presse en même temps qu’une organisation similaire, surtout si celle-ci a habituellement plus de poids médiatique.

Choix du lieu

Le choix du lieu doit être déterminé à l’avance afin de s’assurer de la disponibilité de l’endroit et du matériel nécessaire (chaises, table, audiovisuel, podium, etc.). Il est à noter qu’un lieu prestigieux, intimiste, symbolique ou très fermé est plus attirant pour les médias (CNRS, s.d.).

Les invitations

Il est important de déterminer le public à inviter (s’il y a lieu) et de sélectionner les médias qui seront susceptibles d’être intéressés par la nouvelle (Idem). Il est recommandé d’envoyer le communiqué d’invitation aux médias une semaine avant la tenue de la conférence de presse, et de l’envoyer à nouveau avec la mention RAPPEL la veille ou l’avant-veille de la conférence. Il est également possible de téléphoner à certains journalistes avec qui le contact a déjà été établi pour s’assurer de leur présence.

Préparation du matériel

• Pochette de presse:
  La pochette de presse est un outil de communication destiné à être remis aux journalistes afin de leur transmettre tous les éléments nécessaires à la rédaction d’un article. Elle doit contenir un communiqué de presse détaillant la nouvelle pour laquelle la conférence de presse a été organisée et les informations sur la personne ressource. Elle peut aussi comprendre: un livret d’information additionnelle, la biographie des porte-parole, des coupures de presse ou des communiqués déjà publiés, un CD, des extraits vidéo et des photographies selon la pertinence (Guide évènement, 2009). Il est essentiel d’en préparer un nombre suffisant pour pouvoir en remettre une à chacun des journalistes invités. Idéalement, la pochette de presse sera remise après la conférence, ce qui obligera l’auditoire à être attentif et à demeurer jusqu’à la fin.
• Liste des invités:
  La liste des invités doit être préparée à l’avance et remise à la personne responsable de l’accueil le jour de la conférence de presse. Le préposé à l’accueil devra cocher le nom de tous les journalistes qui se seront déplacés pour la conférence. Cette liste permettra de savoir exactement avec qui un suivi devra être effectué et aidera à mesurer la réussite de la conférence.

Préparation des porte-parole

Il est essentiel que les porte-parole prennent connaissance du déroulement de la conférence, maîtrisent leur allocution et saisissent les messages-clés à véhiculer. Ils doivent également être prêts à répondre aux questions des journalistes. Pour ce faire, il est recommandé de préparer un QNA qui est un document comprenant toutes les questions susceptibles d’être posées suivies des réponses adéquates.

Comme rien ne doit être négligé, il faut prévoir les tenues que porteront les porte-parole. Ceux-ci sont l’image de l’organisation et cette image doit être soignée.

Le jour de la conférence de presse

La personne responsable de la conférence de presse doit arriver en avance afin de s’assurer que tout est prêt. Elle doit avoir le temps de:

• Faire une répétition avec les orateurs;
• Monter la salle ou s’assurer qu’elle l’a été selon les demandes;
• S’assurer que l’accès à la salle est bien indiqué;
• S’assurer qu’il y a de l’eau, du café et du lait;
• Vérifier que le matériel audiovisuel est fonctionnel;
• Vérifier que tout le matériel nécessaire est sur place (pochettes de presse, liste des invités, matériel à présenter…)

Le suivi

Après la conférence de presse, il est recommandé d’envoyer une pochette de presse aux journalistes invités qui ne se sont pas déplacés. Il faut également demeurer disponible afin de gérer les demandes des journalistes, telles que les demandes d’entrevues, d’informations complémentaires, de visuels, etc. (CNRS, s.d.). Ces demandes doivent être traitées sans délai.

Aussi, il peut être intéressant de rédiger un compte-rendu comprenant la liste des journalistes présents, les principales questions posées, le nombre d’entrevues accordées, le montage logistique, etc. (Idem) Regrouper et conserver les différentes apparitions médiatiques qui ont découlé de la conférence de presse aidera aussi à en évaluer la portée.