​Visite de presse

Pour attirer l’attention des médias, une visite de presse peut être une activité à privilégier, notamment pour marquer l’ouverture ou la réouverture d’un bâtiment public ou significatif pour le public (exemples: centre sportif, centrale hydroélectrique, usine d’eau potable), pour faire la démonstration d’une nouvelle technologie ou pratique (exemples: système de filtration de l’eau, aménagements fauniques, ouvrages hydroagricoles) ou pour lancer une exposition.

Préparer une visite de presse

Choisir le contenu

Afin de déterminer le contenu de la visite, il est nécessaire de se demander pourquoi les journalistes prendraient la peine de se déplacer. Effectivement, une visite doit offrir plus que ce qui pourrait être transmis simplement par un communiqué de presse et des photos prises par l’organisation. Il faut faire vivre une expérience aux invités, trouver comment transmettre l’ambiance et/ou l’émotion entourant le projet, présenter une démonstration stimulante pour l’esprit.

Si nécessaire, une visite peut être précédée d’une conférence de presse ou suivie d’une séance d’entrevues.

Planifier le déroulement

Une bonne planification est un des facteurs clés du succès d’une visite de presse. Voici une liste de questions à répondre pour vous aider à bien planifier la visite de presse:

• Qui sera responsable de l’accueil des journalistes?
• La visite sera-t-elle présentée une seule fois à l’ensemble des participants ou des visites seront effectuées par petits groupes en continu?
• Qui sera responsable d’accompagner et répondre aux questions des journalistes?
• Faut-il prévoir un moyen de transport pour les participants?
• Est-ce que des espaces de stationnement doivent être réservés pour les journalistes?
• Est-il nécessaire de louer de l’équipement audiovisuel?
• Doit-on commander des rafraîchissements et des collations?
• Est-il nécessaire d’aménager un vestiaire?

Déterminer la date

Afin de maximiser le nombre de médias présents, il est recommandé, comme pour les conférences de presse, de tenir l’activité pendant la journée, un mardi, un mercredi ou un jeudi. Autant que possible, il faut choisir une journée où aucune autre activité de presse n’est organisée par une organisation concurrente.

Envoyer les invitations

Il faut dresser la liste des journalistes susceptibles d’être intéressés à écrire un article ou à faire un reportage concernant la visite proposée et leur envoyer un communiqué d’invitation. Il peut également être pertinent d’inviter certains partenaires à participer à l’activité.

Préparer le matériel essentiel

Pochette de presse:

La pochette de presse est un outil de communication destiné à être remis aux journalistes afin de leur transmettre tous les éléments nécessaires à la rédaction d’un article. Elle doit contenir un communiqué de presse détaillant la nouvelle pour laquelle la visite de presse a été organisée. Elle peut aussi comprendre: un livret d’information additionnelle, des coupures de presse ou des communiqués déjà publiés, un CD, des extraits vidéo et des photographies selon la pertinence (Guide évènement, 2009).

Liste des invités:

La liste des invités doit être préparée et remise à la personne responsable de l’accueil le jour de la conférence de presse. Le préposé à l’accueil devra cocher le nom de tous les journalistes qui se seront déplacés pour la visite. Cette liste permettra de savoir exactement avec qui un suivi devra être effectué et aidera à mesurer la réussite de l’évènement médiatique.

Préparer le ou les porte-parole

Il est essentiel que les porte-parole prennent connaissance du déroulement de la visite et saisissent les messages-clés à véhiculer et les informations à transmettre. Ils doivent également être prêts à répondre aux questions des journalistes. Pour ce faire, il est recommandé de préparer un QNA, un document comprenant toutes les questions susceptibles d’être posées suivies des réponses adéquates.

Effectuer un suivi

Il est recommandé d’envoyer une pochette de presse aux journalistes qui ne se sont pas déplacés.

Il peut aussi être utile de regrouper et conserver les différentes apparitions médiatiques qui ont découlé de la visite de presse. Ceci aidera à en évaluer la portée.

Des exemples concrets de visites de presse

• Dévoilement et visite du Laboratoire d’agriculture urbaine du Palais des congrès, 20 septembre 2016
• Visite de presse sur la lutte contre le gaspillage alimentaire organisé par C4Dev, 25 mai 2016
• Portes ouvertes sur les fermes du Québec, 27 août 2014
• Visite guidée des travaux d’aménagement du toit vert sur le Palais des congrès, 10 juin 2011
• Plantation de 195 arbres dans deux écoles primaires de LaSalle, 11 octobre 2016